E-Rechnungen müssen in ihrer strukturierten Originalform — dem XML, nicht nur dem PDF — unversehrt und unveränderbar aufbewahrt werden. Die Frist beträgt für Rechnungen und Buchungsbelege mindestens 8 Jahre (seit 2025, §147 AO), für Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare 10 Jahre. Die GoBD gelten für jedes Unternehmen, unabhängig von Größe und Rechtsform — der geforderte Umfang ist aber größenabhängig. Eine GoBD-Konformität kann niemand bescheinigen: Die Finanzverwaltung erteilt dazu keine Testate, und Zertifikate Dritter binden sie nicht.
Wer E-Rechnungen ausstellt und empfängt, muss sie auch aufbewahren — und zwar richtig. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) setzen dafür klare Regeln. Dieser Beitrag ordnet ein, was das für E-Rechnungen konkret bedeutet — und wo eine häufige Fehlannahme liegt.
Das strukturierte Original zählt
Eine E-Rechnung muss in ihrer strukturierten Originalform aufbewahrt werden — also das XML, nicht nur eine PDF-Darstellung. Bei einer reinen XRechnung ist das eindeutig; bei ZUGFeRD/Factur-X ist das im PDF/A-3 eingebettete CII-XML das maßgebliche Original. Es ist so aufzubewahren, dass es unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt; eine Formatumwandlung (etwa nach TIFF), die den strukturierten Datenteil löscht, ist unzulässig.
Die weniger bekannte Gegenrichtung: Bei einer E-Rechnung im Sinne des §14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG genügt es grundsätzlich, den strukturierten Teil aufzubewahren. Der menschenlesbare Teil ist nur dann zusätzlich aufzubewahren, wenn er zusätzliche oder abweichende Informationen enthält, die für die Besteuerung von Bedeutung sind — etwa Buchungsvermerke oder eine qualifizierte elektronische Signatur. Trägt das PDF solche Informationen, erstreckt sich die Anforderung der maschinellen Auswertbarkeit allerdings auf sämtliche Inhalte der PDF-Datei. Für ein gewöhnliches PDF, das keine E-Rechnung ist, bleibt es dabei: Es ist im Empfangsformat aufzubewahren.
Unveränderbar heißt: nach der Ablage nicht mehr unbemerkt änderbar
Die Ablage muss so beschaffen sein, dass Belege nach der Ablage nicht mehr unbemerkt geändert oder gelöscht werden können und jede Version nachvollziehbar bleibt. Das ist der Kern der GoBD-Anforderung an die Aufbewahrung.
Ein Hinweis zum Wort „revisionssicher“: Es hat keine Legaldefinition — es kommt weder in den GoBD noch in den einschlägigen BMF-Schreiben vor, sondern stammt aus der Fachliteratur. Es beschreibt eine Eigenschaft des gesamten Verfahrens beim Anwender, nicht eine Produkteigenschaft. Wo Sie es lesen, lohnt die Rückfrage, was konkret gemeint ist.
Die Fristen
| Unterlage | Frist |
|---|---|
| Rechnungen und Buchungsbelege | mindestens 8 Jahre (seit 2025, §147 AO) |
| Bücher, Jahresabschlüsse, Inventare, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen | 10 Jahre |
| Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre |
Die Fristen gelten unabhängig vom Format (XRechnung, ZUGFeRD oder Papier). Zwei Punkte, die dabei regelmäßig fehlen:
- Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§147 Abs. 3 Satz 5 AO) — etwa während einer laufenden Außenprüfung. Acht Jahre sind eine Mindest-, keine Höchstdauer. Ein Kalender, der nur herunterzählt, greift zu kurz.
- Ausnahme für den Finanzsektor: Für Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute, unter Versicherungsaufsicht stehende Unternehmen und Wertpapierinstitute gelten für Buchungsbelege weiterhin zehn Jahre (Art. 97 §19a Abs. 3 EGAO, spiegelbildlich §257 Abs. 4 Satz 2 HGB — Gesetz vom 22.12.2025, BGBl. 2025 I Nr. 369, in Kraft seit dem 30.12.2025). Die Verkürzung auf acht Jahre wurde für diese Unternehmen zurückgenommen, nicht verschoben.
Für wen die GoBD gelten — und in welchem Umfang
Die GoBD gelten für jedes Unternehmen, unabhängig von Größe und Rechtsform — auch für Einnahmen-Überschuss-Rechner und sogar für freiwillig geführte elektronische Aufzeichnungen. Der geforderte Umfang ist dagegen ausdrücklich größenabhängig: Bei Kleinstunternehmen ist die Erfüllung der Anforderungen „auch mit Blick auf die Unternehmensgröße zu bewerten”. Das entlastet von Aufwand, nicht von den Grundprinzipien.
Genau genommen sind die GoBD ein BMF-Schreiben, das die Finanzverwaltung bindet, nicht den Steuerpflichtigen. Ihn binden die §§145–147 AO und die §§238 ff. HGB.
Wo die Verantwortung liegt — die häufige Fehlannahme
Kein Produkt “macht Sie GoBD-konform”. Die GoBD-Verantwortung liegt allein beim Steuerpflichtigen und hängt am gesamten Verfahren, das eine Verfahrensdokumentation beschreibt — von der Erfassung über die Verarbeitung bis zur Ablage. Das gilt ausdrücklich auch dann, wenn Buchführungsaufgaben ganz oder teilweise auf Dritte ausgelagert sind, etwa auf die Steuerberatung oder ein Rechenzentrum. Software ist ein Baustein dieses Verfahrens, nicht sein Ersatz.
GoBD-Konformität kann niemand bescheinigen
Das ist der Punkt, an dem der Markt am unsaubersten formuliert — und er ist eindeutig geregelt:
- Die Finanzverwaltung trifft keine allgemein gültigen Aussagen zur Konformität eingesetzter oder geplanter Hard- und Software (GoBD Rz. 179).
- Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung werden weder in einer Außenprüfung noch über eine verbindliche Auskunft erteilt (Rz. 180).
- „Zertifikate” oder „Testate” Dritter können als Entscheidungskriterium dienen, entfalten gegenüber der Finanzbehörde aber keine Bindungswirkung (Rz. 181).
Das gilt auch für eine freiwillige Software-Bescheinigung nach IDW PS 880: Sie ist ein Vertrauenssignal für einen Baustein und sagt etwas über die Prüfung des Programms aus — sie überträgt die Verantwortung nicht vom Unternehmen auf das Produkt und bindet das Finanzamt nicht. Wer „GoBD-zertifiziert”, „von der Finanzverwaltung anerkannt” oder schlicht „GoBD-konform” als Produkteigenschaft liest, liest eine Aussage, die es so nicht geben kann.
Umgekehrt gilt das Maß aber in beide Richtungen: Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann (GoBD Rz. 155). „Ohne Verfahrensdokumentation verlieren Sie Ihre Buchführung” ist genauso übertrieben wie das „GoBD-konform” auf der Produktschachtel.
Wie Fortlauf hier einordnet
Fortlauf unterstützt eine GoBD-konforme Archivierung der strukturierten Originale — die Archivierung ist live. Statt ein Etikett zu behaupten, beschreiben wir den Mechanismus: Die strukturierte Originaldatei wird unverändert und schreibgeschützt abgelegt (WORM / Object-Lock) — zusammen mit dem Validierungsbericht und dem Sendeprotokoll, mit Hash-Verkettung und vollständigem Export. Aufbewahrt wird mindestens für die gesetzlichen Fristen; jedes Unternehmen in Ihrem Zugang hat sein eigenes Archiv.
Ob Ihre Aufbewahrung ordnungsgemäß ist, bemisst sich am gesamten Verfahren — Formulierungen wie „macht Sie GoBD-konform” oder „GoBD-zertifiziert” vermeiden wir bewusst, weil es sie nicht geben kann.
Wie die Ausgabe-Formate entstehen, aus denen das zu archivierende Original stammt, zeigt E-Rechnung per API; den Weg zur Steuerberatung beschreibt DATEV-Export von E-Rechnungen. Die Einordnung in die Pflicht insgesamt finden Sie unter Compliance.
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