Für die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung bringt die E-Rechnung zwei Vorteile: Die Rechnungsdaten liegen strukturiert vor (kein Abtippen), und aus derselben Datenquelle soll ein Buchungsstapel im DATEV-Format (EXTF) entstehen, den die Kanzlei direkt importiert — dieser Export ist allerdings noch nicht nutzbar und steht auf der Roadmap. Wichtig: „DATEV-Format“ meint eine Datei im richtigen Import-Format — das ist etwas anderes als eine DATEV-Partnerschaft, und eine „DATEV-Zertifizierung“ für Schnittstellen gibt es überhaupt nicht.
Für viele Unternehmen ist die Steuerberatung der eigentliche Taktgeber bei der Umstellung auf E-Rechnungen: Was die Kanzlei sauber verarbeiten kann, setzt sich durch. Dieser Beitrag ordnet ein, wie E-Rechnung und Kanzlei zusammenspielen, welche Rolle DATEV dabei hat — und wo die oft vermischte Grenze zwischen einem Export im DATEV-Format und einer DATEV-Partnerschaft verläuft.
Hinweis: allgemeine Einordnung, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Welche Formate und Kontenzuordnungen Ihre Kanzlei erwartet, klären Sie mit ihr direkt.
Was sich mit der E-Rechnung für die Kanzlei ändert
Eine E-Rechnung ist strukturierte Daten, kein Bild. Für die Steuerberatung heißt das: Rechnungsbeträge, Steuersätze und die USt-Aufschlüsselung liegen maschinenlesbar vor und müssen nicht mehr aus einem PDF abgetippt werden. Das senkt Fehlerquote und Aufwand — vorausgesetzt, die Daten sind sauber und konsistent.
Ein wichtiger Punkt aus der Praxis: Bei einer ZUGFeRD/Factur-X-Rechnung ist das eingebettete XML der maßgebliche Teil, das PDF nur die Sichtkopie. Weichen beide voneinander ab, entsteht in der Buchhaltung Klärungsaufwand. Deshalb sollten PDF und XML aus einer Datenquelle stammen.
Zwei Ausgaben aus einer Quelle: E-Rechnung und Buchungsstapel
Der reibungslose Weg in die Kanzlei besteht aus zwei Ausgaben derselben Daten:
- An den Kunden: die E-Rechnung als XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD/Factur-X (hybrides PDF/A-3).
- An die Steuerberatung: ein Buchungsstapel im DATEV-Format (EXTF) — eine strukturierte Datei mit definiertem Kopf, die die Kanzlei direkt in DATEV importiert. Dieser Export ist noch nicht nutzbar — siehe den Hinweis unten.
Wie dieser Export aufgebaut ist und was das EXTF-Format leistet, steht ausführlich unter DATEV-Export von E-Rechnungen.
Stand der Funktion: Bei Fortlauf ist dieser Export auf denselben strukturierten Rechnungsdaten angelegt wie die E-Rechnung — er ist aber noch nicht nutzbar: Es gibt bislang keine Oberfläche dafür und keinen Abruf über einen API-Schlüssel. Der DATEV-Format-Export gehört damit auf die Roadmap, nicht in den heutigen Funktionsumfang.
„DATEV-Format“ ist keine DATEV-Partnerschaft — und „DATEV-zertifiziert“ gibt es nicht
Diese Unterscheidung wird häufig vermischt und ist wichtig — auch als Kaufkriterium:
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| DATEV-Format-Export (EXTF) | Eine Datei im korrekten DATEV-Import-Format. Das bereitet Fortlauf vor (Roadmap). |
| DATEV-Marktplatz Partner (Premium bzw. Schnittstellen Partner) | Von DATEV vergebene Partnerstatus. Setzen einen umgesetzten DATEV-Datenservice (Online-Schnittstelle) voraus. |
| DATEV Schnittstellen Anbieter | Keine Partnerschaft, aber ebenfalls an einen umgesetzten Datenservice geknüpft. |
| „DATEV-zertifiziert“ | Existiert für Schnittstellen nicht. DATEV prüft Partner-Schnittstellen lediglich technisch. |
Zwei Dinge gehören dazu gesagt. Erstens: Die früher verbreitete Bezeichnung „Anbieter mit DATEV-Schnittstelle” gibt es seit Anfang 2023 nicht mehr — sie heißt heute „DATEV-Marktplatz Schnittstellen Partner”. Wer sie noch führt, ist nicht auf dem Stand. Zweitens: Ein reiner CSV-/EXTF-Dateiexport erreicht keinen dieser Status, auch nicht den nicht-partnerschaftlichen — alle setzen einen Online-Datenservice voraus.
Fortlauf bereitet den DATEV-Format-Export vor. Wir sind kein DATEV-Marktplatz Partner und kein DATEV Schnittstellen Anbieter, und wir führen kein DATEV-Label. Wer bei einem Anbieter „DATEV” liest, sollte prüfen, ob damit das Dateiformat oder ein Partnerstatus gemeint ist.
Was Ihre Kanzlei außerdem erwartet
Vorweg ehrlich: Eine belastbare Erhebung darüber, was Kanzleien von einer E-Rechnungs-Software erwarten, gibt es nicht — weder von den Kammern noch aus Verbandsveröffentlichungen. Was folgt, ist deshalb aus dem abgeleitet, was das empfangende System verlangt. Das ist ein guter Stellvertreter, aber kein Ersatz für das Gespräch mit Ihrer Kanzlei.
- Die unveränderbare Aufbewahrung der strukturierten Originale nach GoBD — die XML-Datei, nicht nur das PDF, unverändert und über die Aufbewahrungsfrist hinweg: für Rechnungen mindestens acht Jahre (§14b Abs. 1 UStG), wobei die Frist nicht abläuft, solange die Unterlagen für eine noch offene Steuerfestsetzung von Bedeutung sind (§147 Abs. 3 Satz 5 AO).
- Das Belegbild zum Buchungssatz, dauerhaft verknüpft. DATEVs eigenes Begriffstrio lautet „Buchungsdaten, Stammdaten und die zugehörigen Belegbilder” — ein Buchungssatz ohne Beleg ist eine halbe Lieferung.
- Die Rechnungsnummer als OPOS-Schlüssel (Belegfeld 1). Sie unterliegt einer harten
Zeichenbeschränkung: maximal 36 Zeichen, als Sonderzeichen nur
$ & % * + - /— Leerzeichen, Umlaute, Punkt, Komma, Semikolon und Doppelpunkt sind unzulässig. Wichtig ist, das bei der Nummernvergabe einzuhalten und nicht erst beim Export zu bereinigen: Eine nachträgliche Bereinigung zerstört genau den Schlüssel, über den die Kanzlei Zahlungen zuordnet. - Debitorenstammdaten, nicht nur Bewegungsdaten.
- Storno und Korrektur als Generalumkehr, nie als Löschung — und eine Periodendisziplin, die ein Wirtschaftsjahr nicht überspannt.
Wie die Aufbewahrung für E-Rechnungen konkret aussieht, steht unter GoBD-Archivierung von E-Rechnungen. Fortlauf unterstützt eine GoBD-konforme Archivierung der strukturierten Originale — die Archivierung ist live: unveränderte, schreibgeschützte Ablage (WORM) mit Validierungsbericht, Sendeprotokoll und vollständigem Export.
Praktischer Tipp: Klären Sie mit Ihrer Kanzlei früh den Kontenrahmen (SKR) und die gewünschte Konten-Zuordnung — das erspart Nacharbeit beim ersten Import. Und fragen Sie nach dem gewünschten Übergabeweg: Kanzleien, die mit DATEV Unternehmen online arbeiten, erwarten den digitalen Belegtransfer eher als eine Exportdatei.
Wie Fortlauf die Kanzlei-Übergabe unterstützt
Fortlauf legt E-Rechnung und DATEV-Format-Export auf einem EN-16931-Datenmodell an: Die Beträge und die USt-Aufschlüsselung werden serverseitig gerechnet, sodass Beleg und Buchung nicht auseinanderlaufen. Für Software-Anbieter, deren Kunden mit einer DATEV-Kanzlei arbeiten, ist „Ihr Steuerberater bekommt einen DATEV-Buchungsstapel“ ein handfestes Argument, sobald der Export verfügbar ist. Wie die Ausgabe-Schicht insgesamt aufgebaut ist, sehen Sie im Plattform-Überblick.
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