§14 Abs. 4 Satz 1 UStG nennt zehn Pflichtangaben: Name und Anschrift von Leistendem und Empfänger, die Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) bzw. Umfang und Art der Leistung, den Leistungszeitpunkt, das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt samt vereinbarter Minderungen, Steuersatz und Steuerbetrag, den Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Empfängers bei Grundstücksleistungen an Nichtunternehmer sowie die Angabe „Gutschrift" bei Abrechnung durch den Leistungsempfänger. Hinzu kommen die Zusatzangaben des §14a UStG. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto genügt nach §33 UStDV ein reduzierter Satz.

Checkliste: die zehn Pflichtangaben auf einen Blick

Nach §14 Abs. 4 Satz 1 UStG muss eine Rechnung enthalten:

  1. vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  2. Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers
  3. Ausstellungsdatum
  4. fortlaufende Rechnungsnummer, einmalig vergeben
  5. Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der Lieferung bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistung
  6. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (bei Anzahlungen: der Vereinnahmung)
  7. Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen, samt jeder im Voraus vereinbarten Minderung
  8. Steuersatz und Steuerbetrag — oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung
  9. Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Empfängers — nur bei Grundstücksleistungen an Nichtunternehmer
  10. die Angabe „Gutschrift“ — nur, wenn der Leistungsempfänger abrechnet

Je nach Sachverhalt kommen die Zusatzangaben des §14a UStG hinzu; für Rechnungen bis 250 € brutto genügt der reduzierte Satz des §33 UStDV. Beides steht weiter unten.

Ob Papier, PDF oder E-Rechnung: Welche Angaben eine Rechnung zwingend enthalten muss, regelt §14 Abs. 4 UStG. Fehlt eine Pflichtangabe, kann der Vorsteuerabzug des Empfängers gefährdet sein — deshalb lohnt der genaue Blick. Dieser Beitrag listet die Angaben vollständig auf und ordnet ein, was bei Kleinbetragsrechnungen und bei E-Rechnungen gilt.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt den Gesetzesstand allgemein wieder und ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für Ihren konkreten Fall — insbesondere bei Sonderfällen (Reverse-Charge, Differenzbesteuerung, Anzahlungen) — halten Sie mit Ihrer Steuerberatung Rücksprache.

Die zehn Pflichtangaben nach §14 Abs. 4 UStG

§14 Abs. 4 Satz 1 UStG zählt zehn Nummern auf — viele Übersichten im Netz nennen nur acht und lassen ausgerechnet die beiden weg, die im Alltag am ehesten übersehen werden (Nr. 9 und Nr. 10). Eine vollständige Rechnung enthält:

  1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers — jeweils vollständig.
  2. Die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des leistenden Unternehmers. Das ist keine freie Wahl: Wer keine USt-IdNr. hat, muss die Steuernummer angeben.
  3. Das Ausstellungsdatum der Rechnung.
  4. Eine fortlaufende Rechnungsnummer, die zur Identifizierung einmalig vergeben wird — was genau „fortlaufend“ heißt (und was nicht), steht unter Fortlaufende Rechnungsnummer nach §14 UStG.
  5. Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistung.
  6. Den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (bzw. der Vereinnahmung des Entgelts bei Anzahlungen), sofern er nicht mit dem Ausstellungsdatum zusammenfällt.
  7. Das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen, sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung (z. B. Skonto), soweit nicht bereits im Entgelt berücksichtigt.
  8. Den anzuwendenden Steuersatz und den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag — oder bei einer Steuerbefreiung einen Hinweis auf die Befreiung.
  9. Den Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers — zwei Jahre, bei einer steuerpflichtigen Werklieferung oder sonstigen Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen nichtunternehmerischen Empfänger (§14b Abs. 1 Satz 5 UStG). Entbehrlich bei Bauleistungen an Unternehmer nach §13b Abs. 2 Nr. 4 und bei Kleinbetragsrechnungen.
  10. Die Angabe „Gutschrift“, wenn der Leistungsempfänger abrechnet (Selbstfakturierung nach §14 Abs. 2 Satz 5 UStG). In einer E-Rechnung wird sie über den Rechnungstyp gesetzt, nicht als Freitext.

Und der §14a-Block obendrauf

§14a UStG verlangt je nach Sachverhalt zusätzliche Angaben — sie stehen nicht in §14 Abs. 4, gehören aber genauso zu einer vollständigen Rechnung:

  • der Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse-Charge, §14a Abs. 5),
  • die USt-IdNr. beider Parteien bei innergemeinschaftlichen Umsätzen,
  • Angaben bei Differenzbesteuerung und Reiseleistungen (§14a Abs. 6),
  • Angaben bei neuen Fahrzeugen, beim innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäft und bei Fiskalvertretung (§22c).

Vorschau auf 2028: Zum 01.01.2028 tritt §14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6a UStG in Kraft (Art. 27 JStG 2024) — die Angabe „Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten”, wenn der Leistende die Steuer nach §20 UStG berechnet; erstmals für Rechnungen, die nach dem 31.12.2027 ausgestellt werden (§27 Abs. 41 UStG). Dasselbe Datum wie die allgemeine E-Rechnungspflicht.

Kleinbetragsrechnungen: weniger Angaben (§33 UStDV)

Für Rechnungen bis 250 € Bruttobetrag genügt nach §33 UStDV ein reduzierter Satz:

Angabe§14 Abs. 4 (Regel)§33 UStDV (bis 250 €)
Name/Anschrift des Leistenden✅✅
Name/Anschrift des Empfängers✅— nicht nötig
Steuernummer / USt-IdNr.✅— nicht nötig
Ausstellungsdatum✅✅
Fortlaufende Rechnungsnummer✅— nicht nötig
Menge und Art der Leistung✅✅
Leistungszeitpunkt✅— nicht nötig
Entgelt und Steuerbetraggetrenntin einer Summe
Steuersatz (oder Hinweis auf Befreiung)✅✅

Werden in einer Kleinbetragsrechnung mehrere Steuersätze abgerechnet, sind über §32 UStDV die jeweiligen Summen anzugeben.

Die 250 € sind auch eine Grenze der E-Rechnungspflicht

Das wird oft bestritten, ist aber so — nur nicht in der Richtung, die man erwartet. §33 Satz 4 UStDV sagt: Eine Kleinbetragsrechnung „kann abweichend von §14 Absatz 2 Satz 2 des Gesetzes immer als sonstige Rechnung … übermittelt werden.” Das ist keine Grenze der Pflicht dem Grunde nach, sondern eine dauerhafte Ausnahme davon — wie sie parallel für Fahrausweise (§34 Abs. 1 Satz 2 UStDV) und für §19-Umsätze (§34a Satz 4 UStDV) besteht.

Zwei Feinheiten, an denen sich das in der Praxis entscheidet:

  • Gemessen wird der Brutto-Gesamtbetrag des Dokuments, nicht die einzelne Position und nicht netto. Übersteigt der Gesamtbetrag der Rechnung 250 €, ist eine E-Rechnung auszustellen — auch dann, wenn der Bruttobetrag des pflichtigen Anteils darunter liegt.
  • §33 gilt nicht für Fernverkäufe (§3c), innergemeinschaftliche Lieferungen (§6a) und Reverse-Charge-Umsätze (§13b) — und dort entfällt damit auch die E-Rechnungs-Ausnahme.

Nicht zu verwechseln ist die 250-€-Grenze mit der 800.000-€-Grenze des §27 Abs. 38 UStG: Das ist eine Gesamtumsatzgrenze des Ausstellers (§19 Abs. 2 UStG, maßgeblich ist das Kalenderjahr 2026), keine Grenze des Rechnungsbetrags.

E-Rechnung: gleiche Angaben, andere Form

Eine E-Rechnung ändert nichts am Katalog der Pflichtangaben — sie ändert die Form, und sie verengt die zulässigen Wege. Die Angaben stehen in den Feldern der EN 16931; die Norm bildet sie auf konkrete Business-Terms (BT-…) ab — die Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum, der Steuersatz je Position, die USt-Aufschlüsselung. Das macht die maschinelle Prüfung überhaupt erst möglich. Wann eine E-Rechnung Pflicht wird, steht unter E-Rechnungspflicht 2027 vs. 2028.

Drei Punkte, an denen die verbreitete Kurzformel „strukturiert statt Freitext” in die Irre führt:

  • Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nach §§14, 14a UStG müssen im strukturierten Teil stehen. Ein bloßer Verweis auf eine Anlage genügt nicht — bei der sonstigen Rechnung war das noch möglich.
  • Mehrere Angaben werden gleichwohl als Freitext in einem strukturierten Feld transportiert: der Aufbewahrungshinweis und der Reverse-Charge-Hinweis. Das Wort „Gutschrift” gehört nicht dazu — es wird über den Rechnungstyp gesetzt. Strukturiert heißt hier „an definierter Stelle”, nicht „codiert”.
  • Umgekehrt verlangt das Format Felder, die umsatzsteuerlich bedeutungslos sind. Ein fehlendes BT-10 etwa lässt die Validierung scheitern, ist umsatzsteuerlich aber unbeachtlich. Die beiden Mengen decken sich in keine Richtung.

Weil die EN-16931-Geschäftsregeln viele dieser Angaben erzwingen, fällt bei einer strukturierten E-Rechnung eine fehlende Kernangabe oft schon in der KoSIT-Validierung auf. Die §14-Prüfung geht aber darüber hinaus — nicht jede §14-Angabe ist eine EN-16931-Geschäftsregel.

Wie Fortlauf die Pflichtangaben unterstützt

Fortlauf erzeugt E-Rechnungen aus strukturierten Daten (Verkäufer, Käufer, Positionen, Steuersätze), rechnet die USt-Aufschlüsselung serverseitig und vergibt die fortlaufende Nummer atomar. Beim Ausstellen prüft Fortlauf die §14-Pflichtangaben und weist hinweisend auf fehlende oder unplausible Angaben hin — das ist eine Unterstützung, keine Rechtsberatung und keine Garantie steuerlicher Anerkennung. Die Verantwortung für die inhaltliche Richtigkeit bleibt bei Ihnen bzw. Ihrer Steuerberatung. Wie die Ausgabe technisch entsteht, zeigt E-Rechnung per API.

Sie wollen prüfen, ob Ihr Rechnungsausgang die Pflichtangaben sauber abbildet? Im Gespräch klären →

Häufige Fragen

Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?
§14 Abs. 4 Satz 1 UStG nennt zehn: vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers; die Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden; das Ausstellungsdatum; eine einmalige fortlaufende Rechnungsnummer; Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der Lieferung bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistung; der Leistungszeitpunkt; das nach Steuersätzen und Befreiungen aufgeschlüsselte Entgelt samt jeder im Voraus vereinbarten Minderung; der Steuersatz und der Steuerbetrag (oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung); der Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht des Empfängers bei Grundstücksleistungen an Nichtunternehmer; und die Angabe „Gutschrift", wenn der Leistungsempfänger abrechnet. Je nach Sachverhalt kommen die Zusatzangaben des §14a UStG hinzu (u. a. Reverse-Charge, USt-IdNr. beider Parteien, Differenzbesteuerung, Dreiecksgeschäft).
Welche Angaben genügen bei einer Kleinbetragsrechnung?
Bei Rechnungen bis 250 € Bruttobetrag verlangt §33 UStDV weniger: Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, das Entgelt und den Steuerbetrag in einer Summe sowie den Steuersatz (oder einen Hinweis auf eine Steuerbefreiung). Empfänger, Rechnungsnummer, Leistungszeitpunkt, Steuernummer bzw. USt-IdNr. und ein separat ausgewiesener Steuerbetrag sind dann nicht zwingend. §33 gilt allerdings nicht für Fernverkäufe (§3c), innergemeinschaftliche Lieferungen (§6a) und Reverse-Charge-Umsätze (§13b).
Ist die 250-€-Grenze auch eine Grenze der E-Rechnungspflicht?
Ja — als dauerhafte Ausnahme. Eine Kleinbetragsrechnung darf nach §33 Satz 4 UStDV immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, also auch auf Papier oder als einfaches PDF. Maßgeblich ist dabei der Gesamtbetrag der Rechnung (brutto), nicht der einzelne Posten: Übersteigt der Gesamtbetrag 250 €, ist eine E-Rechnung auszustellen, auch wenn der pflichtige Anteil darunter liegt. Nicht zu verwechseln mit der 800.000-€-Grenze des §27 Abs. 38 UStG — das ist eine Umsatzgrenze des Ausstellers, keine Rechnungsbetragsgrenze.
Sind die Pflichtangaben bei einer E-Rechnung dieselben?
Der Katalog ist derselbe, die zulässigen Wege werden enger. Alle Pflichtangaben nach §§14, 14a UStG müssen im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein; ein bloßer Verweis auf eine Anlage genügt nicht. Ein Teil der Angaben wird dabei als Freitext in einem strukturierten Feld transportiert (etwa der Aufbewahrungshinweis und der Reverse-Charge-Hinweis) — „strukturiert statt Text" trifft es also nicht ganz. Umgekehrt verlangt das Format Felder, die umsatzsteuerlich bedeutungslos sind: Ein in der XRechnung fehlendes BT-10 etwa ist umsatzsteuerlich unbeachtlich.