E-Rechnungspflicht 2027 vs. 2028 — inkl. Kleinunternehmer-Ausnahme

Die Fristen im Überblick

Empfangen müssen Sie E-Rechnungen bereits; ausstellen je nach Gesamtumsatz 2026 ab 2027 oder 2028.

Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz (2024), das das UStG entsprechend geändert hat. Die Verwaltungsauffassung dazu steht im BMF-Schreiben vom 15.10.2024, geändert durch das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 (das zugleich den UStAE neu gefasst hat), ergänzt um die BMF-FAQ, Stand: März 2026 (veröffentlicht 23.03.2026).

Vorsicht bei Sekundärquellen aus dem Zeitraum März bis Oktober 2025: Sie geben in einzelnen Punkten eine inzwischen aufgegebene Verwaltungsauffassung wieder. Das greifbarste Beispiel ist die freiwillige E-Rechnung eines Kleinunternehmers — bis zum 14.10.2025 verlangte die Verwaltung dafür eine Zustimmung des Empfängers, seit der Neufassung vom 15.10.2025 gilt das Gegenteil: Die Ausstellung und Übermittlung einer E-Rechnung ist unter den übrigen Voraussetzungen immer ohne Zustimmung des Empfängers möglich.

Sprachlich genau ist übrigens die Gegenrichtung: Die Ausstellungspflicht besteht dem Grunde nach seit dem 01.01.2025; §27 Abs. 38 UStG gewährt lediglich befristete Übergangserleichterungen, die 2027 bzw. 2028 auslaufen. Angeknüpft wird dabei an das Datum, an dem der Umsatz ausgeführt wurde, nicht an das Rechnungsdatum.

Die 800.000 € — was genau gemessen wird

Der Schwellenwert ist kein rollierender Vorjahresvergleich. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz im Sinne des §19 Abs. 2 UStG des Kalenderjahres 2026 — netto, nach vereinnahmten Entgelten (auch bei Sollversteuerung), ohne Umsätze mit Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens. Drei Zurechnungsregeln werden dabei oft übersehen:

• Organschaft: maßgeblich ist der Umsatz des gesamten Organkreises, nicht der der einzelnen Gesellschaft.
• Gutschriftverfahren: rechnet der Leistungsempfänger ab, zählt der Gesamtumsatz des Gutschriftausstellers. Für Abrechnungsplattformen heißt das: der Plattformumsatz — und der reißt die Grenze praktisch immer.
• Ausstellung durch einen Dritten, der nicht am Leistungsaustausch beteiligt ist: maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Auftraggebers.

Was zählt überhaupt als E-Rechnung?

Nicht jedes elektronische Dokument ist eine E-Rechnung im Sinne der Pflicht. Verlangt ist ein strukturiertes Format nach EN 16931:

• XRechnung — reines XML (UBL oder CII), wie es Behörden (B2G) und viele große Abnehmer verlangen.
• ZUGFeRD ab 2.0.1 / Factur-X — ein hybrides PDF/A-3 mit eingebettetem CII-XML: für den Menschen lesbar, für die Maschine auswertbar.

Ein klassisches PDF ohne eingebettetes strukturiertes XML erfüllt die Pflicht nicht.

Wichtig auch beim hybriden Format: Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen nicht — beide sind reine Buchungshilfen (BASIC-WL enthält keine Rechnungspositionen, MINIMUM zusätzlich keine Aufschlüsselung der Umsatzsteuer). Als E-Rechnung anerkannt sind ab Version 2.0.1 die Profile BASIC, EN 16931 (COMFORT), EXTENDED sowie das Referenz-Profil XRECHNUNG. Bereits BASIC ist eine EN-16931-konforme Untermenge und für einfache Rechnungen ausreichend; für breite Interoperabilität im B2B empfiehlt sich gleichwohl EN 16931 (COMFORT).

Zwei Stolperstellen dabei: „COMFORT” ist der Profilname aus ZUGFeRD 1.0 — in 2.x heißt dasselbe Profil EN 16931. Und kein Profil einer 1.x-Version qualifiziert, weil 1.x nicht auf der EN 16931 beruht: Versionsuntergrenze und Profilfilter wirken kumulativ. Umgekehrt gilt für den Rechnungseingang: Eine empfangene BASIC-Rechnung ist eine vollwertige E-Rechnung und darf nicht als „keine E-Rechnung” behandelt werden.

Vertiefen → XRechnung erklärt · ZUGFeRD / Factur-X erklärt

Die Kleinunternehmer-Ausnahme — der Punkt, den viele falsch verkürzen

Man liest oft “ab 2028 müssen alle E-Rechnungen ausstellen”. Das ist zu weit gefasst. Nach derzeitigem Stand gilt:

• Empfangen müssen auch Kleinunternehmer (§19 UStG) seit dem 01.01.2025 — wie jedes inländische Unternehmen.
• Eine Rechnung ausstellen müssen sie weiterhin; sie dürfen sie aber unbefristet als sonstige Rechnung übermitteln (§34a Satz 4 UStDV, eingeführt mit dem JStG 2024) — auf Papier jederzeit und ohne Zustimmung, in einem anderen elektronischen Format (z. B. einfaches PDF) nur mit Zustimmung des Empfängers. Eine echte E-Rechnung dürfen sie umgekehrt gegenüber inländischen Unternehmern ohne Zustimmung ausstellen; gegenüber Privatpersonen oder im Ausland ansässigen Kunden braucht auch sie eine Zustimmung. Die Befreiung von der E-Rechnungs-Ausstellungspflicht ist kein Übergang, der 2028 endet — sie gilt unbefristet, solange der Umsatz nach §19 Abs. 1 UStG steuerfrei ist. Sie hängt am einzelnen Umsatz, nicht am Personenstatus: Fällt ein Umsatz nicht (mehr) unter §19 Abs. 1 UStG, gilt für ihn die allgemeine Regel.

Praktisch heißt das: Der oft genannte “Long Tail” von Millionen Unternehmen, die 2028 zur E-Rechnung wechseln müssen, ist deutlich kleiner als die Schlagzeile suggeriert — die Kleinunternehmer bleiben empfangspflichtig, aber von der E-Rechnungs-Ausstellungspflicht befreit.

Vertiefen → E-Rechnung und Kleinunternehmer: was §34a UStDV wirklich sagt

Übertragung: Reicht der Versand per E-Mail?

Ja. Die E-Mail ist ein rechtlich zulässiger Übertragungsweg für B2B-E-Rechnungen. Ein Netzwerk wie Peppol ist nicht vorgeschrieben — es gewinnt als bevorzugter Kanal an Bedeutung, ist im deutschen SMB-B2B 2026 aber noch nicht Standard.

Vertiefen → E-Rechnung übermitteln: E-Mail, Peppol und die zulässigen Wege

Aufbewahrung: mindestens 8 Jahre, unveränderbar

Ausgestellte und empfangene Rechnungen sind 8 Jahre aufzubewahren (§14b Abs. 1 UStG); Buchungsbelege seit 2025 ebenfalls 8 Jahre (§147 Abs. 3 AO, verkürzt durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz), Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare weiterhin 10 Jahre. Die Frist beginnt erst mit dem Ende des Kalenderjahres der Ausstellung — eine Rechnung aus März 2025 ist also grundsätzlich bis Ende 2033 aufzubewahren.

Grundsätzlich ist hier wörtlich zu nehmen: Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch offen ist (§147 Abs. 3 Satz 5 AO, in Bezug genommen von §14b Abs. 1 Satz 3 UStG) — etwa während einer laufenden Außenprüfung oder bei vorläufiger Festsetzung. „Acht Jahre” ist eine Mindest-, keine Höchstdauer.

Drei Punkte, die dabei regelmäßig fehlen:

• Ausnahme für den Finanzsektor: Für Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute, unter Versicherungsaufsicht stehende Unternehmen und Wertpapierinstitute gelten für Buchungsbelege weiterhin zehn Jahre (Art. 97 §19a Abs. 3 EGAO, spiegelbildlich §257 Abs. 4 Satz 2 HGB — Gesetz vom 22.12.2025, BGBl. 2025 I Nr. 369, in Kraft seit dem 30.12.2025). Die Vorschrift enthält kein Enddatum; die Verkürzung auf acht Jahre wurde für diese Unternehmen zurückgenommen, nicht verschoben.
• Handels- und Geschäftsbriefe: unverändert sechs Jahre — diese Frist hat das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz nicht berührt.
• Fristbeginn als Buchungsbeleg: Für dieselbe Rechnung als Buchungsbeleg beginnt die Frist nach §147 Abs. 4 AO mit dem Ende des Jahres des Empfangs bzw. der Belegentstehung — bei jahresübergreifendem Versand kann das ein Jahr später sein als die Rechnungsfrist.

Entscheidend: Die strukturierte Originaldatei (das XML, nicht nur das PDF) muss so aufbewahrt werden, dass sie nach der Ablage nicht mehr unbemerkt geändert oder gelöscht werden kann (GoBD). Das gilt für jedes Unternehmen, unabhängig von der Größe.

Was Sie jetzt tun sollten

1. Empfang sicherstellen — das gilt bereits. Können Sie EN-16931-Rechnungen entgegennehmen und unveränderbar ablegen? Was dafür nötig ist, steht unter E-Rechnung empfangen — Pflicht seit 2025.
2. Umsatzschwelle prüfen — mehr als 800.000 € Gesamtumsatz (§19 Abs. 2 UStG) im Kalenderjahr 2026? Dann greift die Ausstellungspflicht schon 2027, nicht erst 2028. Bei Organschaft zählt der Organkreis, bei Gutschriften der Gutschriftaussteller.
3. Ausgabe-Weg klären — erzeugt Ihre Software XRechnung/ZUGFeRD selbst, oder müssen Sie diese Schicht ergänzen?

Wie die Rechnungsdaten anschließend in die Buchhaltung fließen, zeigt DATEV-Export von E-Rechnungen.

Was die Pflicht für Ihre Abrechnungssoftware bedeutet, lesen Sie unter E-Rechnungspflicht für Ihre Software. Fortlauf stellt genau diese Ausgabe-Schicht als API bereit: XRechnung und ZUGFeRD/Factur-X direkt im bestehenden Abrechnungsfluss. Fortlauf unterstützt eine GoBD-konforme Archivierung der strukturierten Originale (live); ein DATEV-Format-Export ist geplant — ohne dass Sie Format- und KoSIT-Pflege selbst aufbauen.

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