Rechnungen über Umsätze, die nach §19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind, dürfen nach §34a Satz 4 UStDV unbefristet als sonstige Rechnung übermittelt werden — auch über 2028 hinaus. Praktisch heißt das: Kleinunternehmer sind für ihre eigenen §19-Umsätze von der E-Rechnungs-Ausstellungspflicht ausgenommen. Empfangen müssen sie E-Rechnungen jedoch seit dem 01.01.2025 wie jedes andere inländische Unternehmen. Eine Rechnung müssen sie weiterhin ausstellen (auf Papier jederzeit und ohne Zustimmung, als einfaches PDF nur mit Zustimmung des Empfängers).

Kaum eine Frage rund um die E-Rechnungspflicht wird so oft falsch verkürzt wie die nach den Kleinunternehmern. Die Schlagzeile “ab 2028 müssen alle” ist für §19- Unternehmer schlicht nicht korrekt. Dieser Beitrag trennt sauber, was gilt.

Die kurze, korrekte Antwort

  • Ausstellen: Rechnungen über Umsätze, die nach §19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind, dürfen nach §34a Satz 4 UStDV unbefristet als sonstige Rechnung übermittelt werden — auch über 2028 hinaus. Kleinunternehmer sind damit für ihre eigenen §19-Umsätze von der E-Rechnungs-Ausstellungspflicht ausgenommen.
  • Empfangen: Die Empfangspflicht gilt seit dem 01.01.2025 auch für sie.
  • Rechnung als solche: Eine Rechnung müssen sie weiterhin ausstellen — sie dürfen sie aber als sonstige Rechnung übermitteln.

Empfangen: ja, seit 2025

Die Pflicht, strukturierte E-Rechnungen entgegennehmen zu können, gilt seit dem 01.01.2025 für jedes inländische Unternehmen — unabhängig von Größe oder §19-Status (Details unter E-Rechnung empfangen — Pflicht seit 2025). Ein Kleinunternehmer muss also eine XRechnung oder ZUGFeRD/Factur-X empfangen, lesen und unveränderbar aufbewahren können. Technisch reicht dafür eine E-Mail-Adresse und eine Ablage, die die strukturierte Originaldatei unverändert vorhält.

Ausstellen: unbefristet ausgenommen (§34a UStDV)

Bei der Ausstellung gilt eine eigene Regel. Mit dem Jahressteuergesetz 2024 wurde §34a UStDV eingeführt; Satz 4 lautet: Eine Rechnung nach Satz 1 — also eine Rechnung über einen nach §19 Abs. 1 UStG steuerfreien Umsatz — kann „immer als sonstige Rechnung … übermittelt werden”.

  • Auf Papier — jederzeit, ohne Zustimmung des Empfängers.
  • In einem anderen elektronischen Format (z. B. einfaches PDF) — nur mit Zustimmung des Empfängers.
  • Eine echte E-Rechnung dürfen sie umgekehrt gegenüber inländischen Unternehmern ohne Zustimmung ausstellen; gegenüber Privatpersonen oder im Ausland ansässigen Kunden braucht auch sie eine Zustimmung.

Entscheidend: Diese Ausnahme ist kein Übergangsfenster, das 2028 ausläuft. Sie gilt, solange der Umsatz nach §19 Abs. 1 UStG steuerfrei ist. Genau hier liegt der verbreitete Fehler: Die allgemeine Ausstellungspflicht ab 2028 betrifft alle übrigen inländischen Unternehmer — nicht die §19-steuerfreien Umsätze.

Wir schreiben bewusst „unbefristet” und nicht „dauerhaft”: §34a UStDV steht in einer Rechtsverordnung, und §14 Abs. 6 Nr. 3 UStG ermächtigt das BMF, Ausnahmen mit Zustimmung des Bundesrates zu bestimmen — eine Änderung bräuchte also kein Parlamentsgesetz. Ein laufendes Änderungsverfahren ist derzeit nicht bekannt.

Die Ausnahme hängt am Umsatz, nicht an der Person

§34a UStDV knüpft nach seinem Wortlaut an die Rechnung über einen §19-steuerfreien Umsatz an — nicht an die Person des Kleinunternehmers. Die personenbezogene Kurzform ist als Vereinfachung brauchbar, als Rechtsregel aber zu weit. Fällt ein Umsatz nicht (mehr) unter §19 Abs. 1 UStG, gilt für ihn die allgemeine Regel. Das betrifft unter anderem:

  • den Umsatz, mit dem die 100.000-€-Grenze im laufenden Jahr überschritten wird — bereits dieser Umsatz ist nicht mehr nach §19 Abs. 1 UStG steuerfrei;
  • den Wechsel zur Regelbesteuerung (auch nach Überschreiten der 25.000-€-Vorjahresgrenze);
  • den Verzicht nach §19 Abs. 3 UStG, der rückwirkend ab Beginn des Besteuerungszeitraums wirkt.

Ein Sonderfall ist offen — und wir sagen das lieber, als eine Antwort zu erfinden: Wie der Fall zu behandeln ist, dass im Gutschriftverfahren (der Leistungsempfänger rechnet ab, §14 Abs. 2 Satz 5 UStG) über den §19-steuerfreien Umsatz einer Kleinunternehmerin abgerechnet wird, ist derzeit nicht veröffentlicht geklärt — weder die BMF-Schreiben noch die BMF-FAQ behandeln Gutschrift und Kleinunternehmer zusammen. Wir behaupten dazu deshalb bewusst nichts; klären Sie diesen Fall mit Ihrer Steuerberatung.

Warum die “alle ab 2028”-Formel in die Irre führt

Der oft zitierte “Long Tail” von Millionen Unternehmen, die 2028 zur E-Rechnung wechseln müssten, ist deutlich kleiner als die Schlagzeile suggeriert: Die Kleinunternehmer bleiben empfangspflichtig, ihre §19-Umsätze sind aber von der E-Rechnungs-Ausstellungspflicht ausgenommen. Selbst etablierte Ratgeber schreiben das gelegentlich falsch — die korrekte Grundlage ist §34a Satz 4 UStDV. Die vollständige Fristenübersicht steht unter E-Rechnungspflicht 2027 vs. 2028.

Wann sich freiwilliges Ausstellen lohnt

Ausgenommen heißt nicht “verboten”. Wer als Kleinunternehmer regelmäßig an Unternehmen fakturiert, die E-Rechnungen erwarten oder verlangen, kann freiwillig strukturiert ausstellen — und erspart sich Rückfragen sowie eine spätere Umstellung, falls der §19-Status durch Wachstum endet. Bereits der Umsatz, mit dem die Kleinunternehmergrenze überschritten wird, ist nicht mehr §19-steuerfrei — für ihn greift die reguläre Ausstellungspflicht.

Aufbewahrung gilt für alle

Unabhängig vom §19-Status: Empfangene und ausgestellte Rechnungen sind mindestens 8 Jahre aufzubewahren (§14b Abs. 1 UStG) — die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für eine noch offene Steuerfestsetzung von Bedeutung sind (§147 Abs. 3 Satz 5 AO). Die strukturierte Originaldatei muss unversehrt und unveränderbar vorgehalten werden (GoBD). Wie das für E-Rechnungen konkret aussieht, steht unter GoBD-Archivierung von E-Rechnungen. Fortlauf unterstützt eine GoBD-konforme Archivierung der strukturierten Originale — die Archivierung ist live.

Einordnung

Wenn Sie als Kleinunternehmer freiwillig E-Rechnungen ausstellen oder eine Software bauen, die §19-Kunden bedient, brauchen Sie eine Ausgabe-Schicht für XRechnung und ZUGFeRD — ohne Format- und Codelistenpflege selbst aufzubauen. Wie das per API geht, steht unter E-Rechnung per API und im Entwickler-Bereich.

Sie wollen Ihren Fall einordnen? Im Gespräch klären →

Häufige Fragen

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Rechnungen über §19-steuerfreie Umsätze dürfen nach §34a Satz 4 UStDV unbefristet als sonstige Rechnung übermittelt werden. Diese Ausnahme ist kein Übergang, der 2028 endet — sie gilt, solange der Umsatz nach §19 Abs. 1 UStG steuerfrei ist, und hängt am einzelnen Umsatz, nicht am Personenstatus. Eine Rechnung müssen Kleinunternehmer weiterhin ausstellen, dürfen diese aber als sonstige Rechnung übermitteln.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Die Empfangspflicht gilt seit dem 01.01.2025 für alle inländischen Unternehmen — auch für Kleinunternehmer. Sie müssen strukturierte E-Rechnungen nach EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD/Factur-X) entgegennehmen und unveränderbar aufbewahren können. Eine E-Mail-Adresse dafür genügt technisch.
Ändert sich für Kleinunternehmer etwas ab 2028?
Nein, an der Ausstellung nicht. Die verbreitete Formel "ab 2028 müssen alle E-Rechnungen ausstellen" greift bei Kleinunternehmern zu weit. Für ihre §19-steuerfreien Umsätze bleibt es bei der Ausnahme nach §34a UStDV. Empfangen müssen sie ohnehin schon seit 2025.
Darf ein Kleinunternehmer freiwillig eine E-Rechnung ausstellen?
Ja. Gegenüber inländischen Unternehmern jederzeit und ohne Zustimmung des Empfängers; gegenüber Privatpersonen oder im Ausland ansässigen Kunden braucht auch die freiwillige E-Rechnung eine Zustimmung. Die Ausnahme ist ein Recht, keine Pflicht zur Nicht-Nutzung. Wer als Kleinunternehmer regelmäßig an Unternehmen fakturiert, die E-Rechnungen erwarten, kann freiwillig strukturiert ausstellen und sich die spätere Umstellung ersparen.