E-Rechnung empfangen — Pflicht seit 2025 und was Sie brauchen

Seit dem 01.01.2025 muss jeder inländische Unternehmer (§2 UStG) E-Rechnungen nach EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD/Factur-X) entgegennehmen können — unabhängig von Größe oder Kleinunternehmer-Status. Technisch genügt dafür ein E-Mail-Postfach; Sie müssen die strukturierte Originaldatei aber auch lesen und unveränderbar aufbewahren können. Eine ausdrückliche Zustimmung zum Empfang ist seit 2025 nicht mehr nötig.

Beim Thema E-Rechnung denken viele zuerst ans Ausstellen — dabei ist die erste Pflicht die zum Empfangen, und die gilt schon länger, als vielen bewusst ist: seit dem 01.01.2025. Dieser Beitrag klärt, was „empfangen können“ konkret verlangt, und ab wann die spannendere Frage — das Ausstellen — für Sie relevant wird.

Hinweis: allgemeine Einordnung, keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Ihren konkreten Fall stimmen Sie sich mit Ihrer Steuerberatung ab.

Seit 2025: empfangen können ist Pflicht

Die Empfangspflicht gilt seit dem 01.01.2025 für jedes inländische Unternehmen — unabhängig von Größe, Branche oder Kleinunternehmer-Status.

Drei Präzisierungen, die in vielen Darstellungen fehlen:

• Die Fundstelle liegt nicht in §27 Abs. 38 UStG — der betrifft nur Ausstellung und Übermittlung. Genau genommen steht eine „Empfangspflicht” nirgends wörtlich im Gesetz: Sie ist die Kehrseite davon, dass der Aussteller die E-Rechnung seit dem 01.01.2025 zustimmungsfrei übermitteln darf (§14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 Halbsatz 2 i. V. m. §14 Abs. 1 Satz 5 UStG). Die Verwaltung formuliert es als Notwendigkeit: „Inländische Unternehmer müssen die technischen Voraussetzungen zum Empfang einer E-Rechnung schaffen” (UStAE 14.1 Abs. 5).
• „Jedes inländische Unternehmen” meint Unternehmer im Sinne des §2 UStG. Eine juristische Person ohne Unternehmereigenschaft — die BMF-FAQ nennt den Verein mit nichtunternehmerischem Bereich — ist davon nicht erfasst (§14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 UStG).
• „Nach EN 16931” ist nicht die ganze Wahrheit: Daneben bleibt dauerhaft ein zwischen Aussteller und Empfänger vereinbartes strukturiertes Format zulässig (§14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG — der EDI-Fall), sofern sich die erforderlichen Angaben daraus richtig und vollständig in ein Format extrahieren lassen, das der EN 16931 entspricht oder mit ihr interoperabel ist.

Konkret heißt das: Ein Geschäftspartner darf Ihnen eine strukturierte E-Rechnung zusenden, und Sie können den Empfang nicht mehr verweigern. Eine ausdrückliche Zustimmung — wie sie im Übergang für ein anderes elektronisches Format, etwa ein einfaches PDF, nötig ist — braucht es für die E-Rechnung nicht.

Nicht verwechseln: Eine Papierrechnung braucht nie eine Zustimmung. Der Zustimmungsvorbehalt in §27 Abs. 38 UStG hängt allein am elektronischen Format („auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format …”). Papier ist im Übergang immer zulässig.

Umgekehrt gibt es Fälle, in denen auch eine E-Rechnung eine Zustimmung braucht — etwa gegenüber Privatpersonen, bei nach §4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreien Umsätzen oder wenn eine der beteiligten Parteien nicht im Inland ansässig ist.

Was Sie zum Empfangen brauchen

Der Empfang selbst ist technisch niedrigschwellig — es gibt drei Bausteine:

1. Ein Empfangsweg. Ein E-Mail-Postfach genügt. Es ist kein Netzwerk und kein Portal vorgeschrieben; die E-Mail mit der E-Rechnung im Anhang ist ein zulässiger Übermittlungsweg. Wie E-Rechnungen den Weg zu Ihnen finden, steht unter E-Rechnung übermitteln: E-Mail, Peppol und die zulässigen Wege.
2. Das Lesen des strukturierten Originals. Eine XRechnung ist reines XML — ein PDF-Reader zeigt es nicht sinnvoll an. Eine ZUGFeRD/Factur-X-Datei sieht aus wie ein PDF, trägt das maßgebliche XML aber eingebettet in sich. Sie müssen die strukturierten Daten auswerten können, nicht nur ein Bild sehen.
3. Die unveränderbare Aufbewahrung. Das strukturierte Original ist unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren — für Rechnungen gilt eine Frist von mindestens 8 Jahren (§14b UStG n. F.), Bücher 10 Jahre; die Frist läuft nicht ab, solange eine Steuerfestsetzung dazu offen ist (§147 Abs. 3 Satz 5 AO). Wie das für E-Rechnungen aussieht, erklärt GoBD-Archivierung von E-Rechnungen.

Vorgeschrieben ist keine bestimmte Software. In der Praxis übernimmt ein Rechnungseingangs- oder Buchhaltungsprogramm das Auslesen und die Ablage.

Empfangen ist nur die halbe Pflicht — das Ausstellen kommt

Empfangen können müssen alle seit 2025. Die Frage, die Ihre Prozesse wirklich verändert, ist das Ausstellen:

• Für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz (§19 Abs. 2 UStG) im Kalenderjahr 2026 gilt die Ausstellungspflicht ab 2027, für alle übrigen inländischen Unternehmer außer Kleinunternehmern ab 2028. Die Bezugsgröße ist fix auf 2026 gesetzt, kein rollierender Vorjahresvergleich.
• Kleinunternehmer müssen weiterhin eine Rechnung ausstellen, dürfen sie für ihre §19-steuerfreien Umsätze aber unbefristet als sonstige Rechnung übermitteln — also von der E-Rechnungs-Ausstellungspflicht ausgenommen. Empfangen müssen sie.

Die vollständige Fristenübersicht steht unter E-Rechnungspflicht 2027 vs. 2028.

Wenn Sie selbst E-Rechnungen ausstellen (oder Software dafür bauen)

Sobald Sie ausstellen — freiwillig heute oder verpflichtend ab 2027/2028 —, brauchen Sie eine Ausgabe-Schicht, die aus Ihren Rechnungsdaten eine valide XRechnung oder ZUGFeRD/Factur-X erzeugt, ohne dass Sie Codelisten und Formatstände selbst pflegen. Wie das per Schnittstelle geht, zeigt E-Rechnung per API und der Entwickler-Bereich; die Einordnung „selbst bauen oder einbinden“ steht unter E-Rechnung im eigenen SaaS: bauen oder einbinden?.

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