XRechnung ist reines XML ohne Sichtbeleg — der Aussteller wählt zwischen den Syntaxen CII und UBL, Empfänger müssen beide verarbeiten können. Typisch ist XRechnung für Behörden (B2G) und große Abnehmer. ZUGFeRD und Factur-X sind derselbe hybride Standard: ein PDF/A-3 mit eingebettetem CII-XML, lesbar für Mensch und Maschine. Alle drei erfüllen die EN 16931 — bei ZUGFeRD ab Version 2.0.1 und mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL. Welches Format Sie einsetzen, richtet sich nach dem Empfänger.
“XRechnung oder ZUGFeRD?” ist die häufigste Verständnisfrage rund um die E-Rechnung — und Factur-X sorgt für zusätzliche Verwirrung. Dieser Beitrag ordnet die drei Begriffe sachlich und zeigt, wann welches Format sinnvoll ist.
Der Kern in einem Satz
Es gibt eigentlich nur zwei technische Formen — und Factur-X ist keine dritte:
- XRechnung — reines XML nach EN 16931, ohne Sichtbeleg.
- ZUGFeRD / Factur-X — ein hybrides PDF/A-3 mit eingebettetem CII-XML. ZUGFeRD (Deutschland) und Factur-X (Frankreich) sind seit ZUGFeRD 2.1 / Factur-X 1.0 (24.03.2020) vollständig deckungsgleich; seit ZUGFeRD 2.2 / Factur-X 1.0.06 (März 2022) teilen sie sich eine gemeinsame Spezifikation und denselben Profilsatz.
Die häufig zitierte Version 2.0.1 gehört nicht hierher: Sie ist die Schwelle, ab der das BMF ZUGFeRD umsatzsteuerlich als E-Rechnung anerkennt — nicht der Zeitpunkt, ab dem ZUGFeRD und Factur-X identisch sind. Die beiden Fragen werden regelmäßig vermischt.
Vergleichstabelle
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD / Factur-X |
|---|---|---|
| Grundform | reines XML | hybrides PDF/A-3 + eingebettetes XML |
| Syntax | CII oder UBL | CII (im PDF/A-3 eingebettet) |
| Menschenlesbarer Sichtbeleg | nein (nur Daten) | ja (das PDF) |
| Typischer Einsatz | B2G, große Abnehmer | B2B, wo ein PDF gewünscht ist |
| EN 16931 erfüllt | ja | ja (ab ZUGFeRD 2.0.1, außer MINIMUM/BASIC-WL) |
| Aufbewahrung | mind. 8 J. Rechnungen / 10 J. Bücher | identisch — maßgeblich ist das strukturierte XML |
Wann welches Format?
- An Behörden (B2G): in der Regel XRechnung, adressiert über die Leitweg-ID.
- An Geschäftskunden (B2B): XRechnung oder ZUGFeRD/Factur-X — entscheidend ist, dass der Empfänger das Format verarbeiten kann. Wo zusätzlich ein menschenlesbarer Beleg gewünscht ist, ist das Hybrid-Format ZUGFeRD praktisch.
- Reines PDF ohne eingebettetes XML erfüllt die Pflicht in keinem Fall.
Nicht jedes ZUGFeRD-Profil zählt — aber mehr, als oft behauptet
ZUGFeRD kennt mehrere Profile, die sich im Datenumfang unterscheiden. Für die Frage „gilt das als E-Rechnung?” ist die Ausnahmeliste abschließend und enthält genau zwei Profile:
Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen nicht — beide sind reine Buchungshilfen (BASIC-WL enthält keine Rechnungspositionen, MINIMUM zusätzlich keine Aufschlüsselung der Umsatzsteuer). Als E-Rechnung anerkannt sind ab Version 2.0.1 die Profile BASIC, EN 16931 (COMFORT), EXTENDED sowie das Referenz-Profil XRECHNUNG. Bereits BASIC ist eine EN-16931-konforme Untermenge und für einfache Rechnungen ausreichend; für breite Interoperabilität im B2B empfiehlt sich gleichwohl EN 16931 (COMFORT).
Drei Stolperstellen dazu:
- „COMFORT” ist der Profilname aus ZUGFeRD 1.0. In 2.x heißt dasselbe Profil EN 16931.
- Kein Profil einer 1.x-Version qualifiziert, weil ZUGFeRD 1.x nicht auf der EN 16931 beruht. Versionsuntergrenze und Profilfilter wirken kumulativ. Den Unterschied ZUGFeRD 1.0 und 2.0 erklärt der ZUGFeRD-Beitrag.
- Manche Quellen schließen auch BASIC aus. Das ist die französische Regelung — nicht deutsches Steuerrecht.
Auf der Eingangsseite ist das der teurere Irrtum: Eine empfangene BASIC-Rechnung ist eine vollwertige E-Rechnung und darf nicht als „keine E-Rechnung” behandelt werden.
Wer beide Formate aus einer Datenquelle erzeugen will, findet den technischen Weg in XRechnung per API erzeugen und ZUGFeRD 2.x / Factur-X per API erzeugen.
Aufbewahrung gilt für alle Formate gleich
Unabhängig vom Format sind Rechnungen und Buchungsbelege seit 2025 mindestens 8 Jahre aufzubewahren (§147 AO), Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare 10 Jahre. Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für eine noch offene Steuerfestsetzung von Bedeutung sind (§147 Abs. 3 Satz 5 AO) — acht Jahre sind eine Mindest-, keine Höchstdauer. Für Kredit-, Versicherungs- und Wertpapierinstitute gelten für Buchungsbelege weiterhin zehn Jahre. Maßgeblich ist die strukturierte Originaldatei — bei ZUGFeRD das im PDF eingebettete XML — die unversehrt und unveränderbar vorgehalten werden muss (GoBD).
Einordnung für Software-Anbieter
Für Anbieter, deren Software im Namen ihrer Kunden abrechnet, heißt das: Sie sollten beide Ausgaben bedienen können — reines XML für B2G/große Abnehmer, das Hybrid für B2B mit Sichtbeleg. Wie Sie die Ausstellungspflicht insgesamt einordnen, steht unter E-Rechnungspflicht 2027 vs. 2028; was sie für Ihre Abrechnungssoftware bedeutet, unter E-Rechnungspflicht für Ihre Software.
Fortlauf erzeugt beide Formate aus einem sauberen EN-16931-Datenmodell — XRechnung (CII) und ZUGFeRD/Factur-X (PDF/A-3) — ohne dass Sie Format- und KoSIT-Pflege selbst aufbauen. Sie wollen Ihren Fall besprechen? Im Gespräch klären →