Die E-Rechnungspflicht — wer wann was ausstellen muss.

Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Format nach EN 16931 — konkret XRechnung (reines XML, UBL oder CII) oder ZUGFeRD ab 2.0.1 / Factur-X (hybrides PDF/A-3 mit eingebettetem CII-XML). Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen nicht — beide sind reine Buchungshilfen (BASIC-WL enthält keine Rechnungspositionen, MINIMUM zusätzlich keine Aufschlüsselung der Umsatzsteuer). Als E-Rechnung anerkannt sind ab Version 2.0.1 die Profile BASIC, EN 16931 (COMFORT), EXTENDED sowie das Referenz-Profil XRECHNUNG. Bereits BASIC ist eine EN-16931-konforme Untermenge und für einfache Rechnungen ausreichend; für breite Interoperabilität im B2B empfiehlt sich gleichwohl EN 16931 (COMFORT). Ältere ZUGFeRD-1.x-Profile qualifizieren dagegen nicht, weil ZUGFeRD 1.x nicht auf der EN 16931 beruht — Versionsuntergrenze und Profilfilter gelten kumulativ. Ein reines PDF oder ein Papierbeleg ist ebenfalls keine E-Rechnung im Sinne der Pflicht.

Kleinunternehmer nach §19 UStG müssen E-Rechnungen seit dem 01.01.2025 empfangen können — wie alle inländischen Unternehmen. Eine Rechnung müssen sie weiterhin ausstellen. Die Erleichterung bei der Übermittlung knüpft dabei an den Umsatz, nicht an die Person: Rechnungen über nach §19 Abs. 1 UStG steuerfreie Umsätze dürfen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden (§34a Satz 4 UStDV, eingeführt mit dem JStG 2024) — auf Papier jederzeit, in einem anderen elektronischen Format (z. B. einfaches PDF) nur mit Zustimmung des Empfängers. Für Umsätze, die nicht (mehr) nach §19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind, gilt sie nicht. Umgekehrt darf gegenüber inländischen Unternehmern jederzeit eine echte E-Rechnung ausgestellt werden; einer Zustimmung bedarf es dafür nicht. Das ist der Punkt, an dem die verbreitete Formel „alle ab 2028" zu weit greift.

Ja. Die E-Mail ist ein rechtlich zulässiger Übertragungsweg für B2B-E-Rechnungen — ein Netzwerk wie Peppol ist nicht vorgeschrieben. Fortlauf versendet ausgestellte Rechnungen per E-Mail über den eigenen SMTP-Zugang des Unternehmens; Peppol ist als Option auf der Roadmap.

Rechnungen sind 8 Jahre aufzubewahren (§14b Abs. 1 UStG); dieselbe Frist gilt seit 2025 für Buchungsbelege (§147 Abs. 3 AO, verkürzt durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz). Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare: weiterhin 10 Jahre. Die Frist beginnt erst mit dem Ende des Kalenderjahres der Ausstellung — eine Rechnung aus März 2025 ist also bis Ende 2033 aufzubewahren. Zwei Einschränkungen gehören dazu: Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für eine Steuer von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§147 Abs. 3 Satz 5 AO) — acht Jahre sind eine Untergrenze, keine Obergrenze. Und für Kredit-, Versicherungs- und Wertpapierinstitute bleibt es dauerhaft bei zehn Jahren (Art. 97 §19a Abs. 3 EGAO). Die strukturierte Originaldatei (das XML) muss dabei unveränderbar — revisionssicher — vorgehalten werden, unabhängig von der Unternehmensgröße (GoBD).

Nicht zwingend. Wenn Ihre bestehende Software im Namen Ihrer Kunden abrechnet, kann Fortlauf die E-Rechnungs-Schicht als API beisteuern — die Ausgabe von XRechnung/ZUGFeRD im bestehenden Fluss, ohne dass Sie Format- und KoSIT-Pflege selbst aufbauen.