XRechnung ist ein reines XML-Format für elektronische Rechnungen nach der Norm EN 16931. Es enthält ausschließlich strukturierte Daten — keinen Sichtbeleg — und existiert in zwei Syntaxen (CII oder UBL). XRechnung wird vor allem im Behördenkontext (B2G) verlangt und von vielen großen Abnehmern erwartet.
“XRechnung” begegnet vielen zuerst als Anforderung: Eine Behörde oder ein großer Abnehmer verlangt sie. Dieser Beitrag erklärt sachlich, was das Format technisch ist, wie es aufgebaut ist und wie eine gültige XRechnung entsteht.
XRechnung ist reines XML nach EN 16931
XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen als reines XML nach der europäischen Norm EN 16931. Entscheidend: Es ist kein PDF und kein Sichtbeleg, sondern eine strukturierte Datei, die eine Software maschinell auswertet. Wo ein menschenlesbares Dokument gewünscht ist, kommt eher das hybride Format ZUGFeRD/Factur-X zum Einsatz — siehe ZUGFeRD / Factur-X erklärt.
CII oder UBL — zwei Syntaxen, eine Norm
XRechnung kennt zwei technische Syntaxen:
| Syntax | Kurz |
|---|---|
| CII (UN/CEFACT Cross Industry Invoice) | häufig genutzt; dieselbe Syntax, die im ZUGFeRD-Hybrid eingebettet ist |
| UBL (Universal Business Language) | alternative XML-Syntax, ebenfalls EN-16931-konform |
Beide erfüllen dieselbe Norm; welche zum Einsatz kommt, hängt vom Empfänger und der Software ab. In der Praxis dominiert CII — es ist dieselbe Syntax, die im hybriden ZUGFeRD/Factur-X eingebettet ist, sodass sich XRechnung und ZUGFeRD aus einem EN-16931-Datenmodell erzeugen lassen. Wie das Modell technisch aussieht (die BG-/BT-Felder), erklärt EN 16931 — das Datenmodell dahinter. Die Gegenüberstellung der beiden deutschen Formate steht in XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X im Vergleich.
XRechnung 4.0: aktuell gilt 3.0.2
Im Markt kursiert die Aussage, XRechnung 4.0 werde zum 01.01.2027 verbindlich. Das ist so nicht belegt:
- Produktiv aktuell ist XRechnung 3.0.2 — für die B2B-Ausstellungspflicht ab 2027 vollständig ausreichend.
- Version 4.0 ist in Vorbereitung; KoSIT plant einen schrittweisen Übergang, ein verbindliches Enddatum für 3.0.x ist nicht festgelegt.
- Der 01.01.2027 ist der Termin der B2B-Ausstellungspflicht, kein Gültigkeitsdatum von Version 4.0.
Für die Pflicht brauchen Sie am 01.01.2027 also keine XRechnung 4.0. Den vollständigen Stand zu Terminen, Übergang und der Norm EN 16931:2026 lesen Sie unter XRechnung 4.0 und EN 16931:2026.
Aufbau: Was in einer XRechnung steht
Eine XRechnung enthält die geschäftlichen Pflichtangaben als benannte Felder
(Business Terms, “BT-…”): Verkäufer und Käufer, Rechnungsnummer und -datum, Positionen
mit Menge, Einzelpreis und Steuersatz, die USt-Aufschlüsselung und die Summen. Im
Behördenkontext adressiert zusätzlich die
Leitweg-ID (als buyerReference, BT-10) den Empfänger.
Gültig ist nicht gleich wohlgeformt
Eine XRechnung muss nicht nur syntaktisch korrektes XML sein, sondern auch die Geschäftsregeln der EN 16931 und des XRechnung-Profils bestehen — geprüft per Schematron. Warum das mehr ist als “well-formed”, erklärt KoSIT-Validierung erklärt.
Erzeugung und Übertragung sind zwei Schritte
Eine häufige Verwechslung: XRechnung ist ein Format, kein Versandweg. Die XML-Datei entsteht einmal; wie sie zum Empfänger kommt, ist eine getrennte Frage. Für inländisches B2B ist kein bestimmtes Übertragungsnetz vorgeschrieben — die E-Mail ist ein zulässiger Weg, Peppol ist optional. Welche Wege zulässig sind, ordnet E-Rechnung übermitteln: E-Mail, Peppol und die zulässigen Wege ein; die geplante Peppol-Anbindung beschreibt Peppol per API anbinden.
XRechnung programmatisch erzeugen
Wer XRechnung aus einer eigenen Software heraus ausstellt, kann das Format selbst bauen und pflegen — oder die Erzeugung an eine E-Rechnung API delegieren. Den konkreten Request-Flow zeigt XRechnung per API erzeugen; sprachspezifische Beispiele gibt es für PHP, Node.js, Python und Java. Die Abwägung selbst bauen vs. einbinden steht in E-Rechnung im eigenen SaaS: bauen oder einbinden?.
Wann Sie XRechnung brauchen
XRechnung wird typischerweise im B2G (Rechnungen an Behörden) verlangt — dort ist die Leitweg-ID (BT-10) Pflichtfeld — und von großen Abnehmern erwartet. Im B2B haben Sie die Wahl zwischen XRechnung und dem hybriden ZUGFeRD/Factur-X; die Entscheidung hängt davon ab, ob der Empfänger einen menschenlesbaren Sichtbeleg erwartet (dann ZUGFeRD) oder rein maschinell verarbeitet (dann genügt XRechnung). Die Gegenüberstellung steht in XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X im Vergleich. Wie sich das in die E-Rechnungspflicht insgesamt einordnet, lesen Sie unter Compliance. Der Produkt-Einstieg für Entwickler steht im Entwickler-Bereich.
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